Le Centre canadien de la politique scientifique (CCPS) lance une demande de propositions pour fournir la planification et la coordination d'événements pour l'organisation de la 15e Conférence sur la politique scientifique canadienne qui aura lieu à Ottawa. Du 13 au 15 novembre 2023, à l'hôtel Westin Ottawa.
À propos de la Conférence sur les politiques scientifiques canadiennes
Établie en 2009, la Conférence sur les politiques scientifiques canadiennes a été créée pour répondre à un besoin important d'un dialogue national inclusif sur la technologie scientifique et la politique d'innovation. La vision du CPSC est d'assurer une connectivité systématique entre les diverses entreprises scientifiques du Canada et les décideurs aux niveaux bureaucratique et politique.
La conférence est devenue le forum multisectoriel et multidisciplinaire le plus complet au Canada sur les politiques en matière de science et d'innovation, attirant « qui est qui » de la politique en matière de science et d'innovation à la fois du cadre de direction actuel et de la prochaine génération de tous les secteurs du gouvernement, du milieu universitaire, du secteur privé et les secteurs à but non lucratif ainsi que les médias et autres.
À quoi s'attendre au CSPC 2023 :
La 15e Conférence annuelle sur les politiques scientifiques canadiennes (CSPC 2023) se tiendra (en personne seulement) à l'hôtel Westin Ottawa, du 13 au 15 novembre 2023, avec la possibilité de séances pré-conférence virtuelles. Voici des estimations de l'ampleur de la conférence : (tous les chiffres sont approximatifs et estimés pour une conférence en personne)
CSPC 2023 attend 900-1200 participants, plus de 300 conférenciers, env. 50 sessions de panel simultanées (5 sessions à la fois), 8 sessions plénières, pendant ses trois jours, et environ 10-15 sessions virtuelles pré-conférence (90 min chacune) en zoom pendant les 2-3 semaines précédant la conférence. La conférence représentera également 20 à 30 expositions d'organisations partenaires attendues. Le CPSC 2023 organisera également un dîner de gala auquel 600 personnes sont attendues, qui comprend une cérémonie de remise des prix, qui est devenue un événement annuel phare pour célébrer les réalisations canadiennes en matière de politique scientifique et d'innovation. Les conférenciers d'honneur précédents au gala du CPSC incluent des noms tels que ; Ancien gouverneur général du Canada, parmi d'autres personnalités éminentes de la société canadienne.
Pour plus d'informations sur les conférences précédentes et pour revoir leur contenu, vous pouvez consulter les actes des conférences précédentes aux liens suivants :
CPSC 2022 (en personne) : https://sciencepolicy.ca/conference/cspc-2022/.
CPSC 2021 (Virtuel): https://sciencepolicy.ca/conference/cspc-2021/.
CPSC 2020 (Virtuel): https://sciencepolicy.ca/conference/cspc-2020/.
CPSC 2019 (en personne) : https://sciencepolicy.ca/conference/cspc-2019/.
Tous les actes de la conférence précédente ainsi que plus d'informations sur le galop peuvent être trouvés sur notre site Web.
Demandes d'informations :
Au minimum, la proposition doit aborder les éléments suivants, selon le cas :
- Contexte et expérience d'événements similaires. Des exemples spécifiques sont préférés.
- Références, y compris les coordonnées d'au moins 2 clients d'événements similaires.
- Si vous coordonnez d'autres événements en novembre ou décembre, veuillez régler tout conflit d'horaire lié aux autres événements et comment vous prévoyez de le résoudre.
- Aperçu de haut niveau de la façon dont vous géreriez la logistique et le défi d'augmenter la fréquentation, la sensibilisation du public et les revenus nets liés à cet événement.
- Rémunération attendue pour vos services.
Le CPSC est un petit organisme sans but lucratif aux ressources financières limitées. Par conséquent, la préférence sera accordée aux propositions qui ne dépassent pas le budget de 55,000 XNUMX $ avant TVH en frais et services.
Attention :
- Les propositions qui ont des heures de service limitées ne seront pas prises en compte car l'ensemble de la planification de la conférence est sous-traité comme un seul projet.
- Le CSPC ne s'attend pas à une documentation et à une proposition détaillées, une demande minimale qui traite des informations demandées est suffisante.
Principaux domaines de responsabilité :
- Gestion complète du projet de la conférence et de la communication client.
- Gérer toute la logistique de la conférence, y compris le lieu, F&B, AV, le parrainage et la gestion des expositions.
- Agir en tant que point de contact et gérer tous les fournisseurs.
- Gestion des finances de la conférence.
- Gestion des conférenciers et des organisateurs de panels.*
- *Le CPSC est entièrement responsable du contenu, de l'élaboration du programme et du recrutement des conférenciers pour la conférence. Les conférenciers sont responsables de leur propre hébergement et aide au voyage.
- Chaque panel de panel est coordonné par un organisateur de panel qui sera en contact étroit avec l'organisateur de l'événement pour la coordination du contenu du panel.
- Gestion des parrainages, y compris toute la logistique liée aux parrains et à leurs avantages. **
- **Le CPSC est responsable du recrutement des commanditaires.
- Rédiger et envoyer des communications aux délégués de la conférence avant et pendant la conférence
- Gestion et dotation sur place.
- Gestion des inscriptions ; à l'avance, en ligne et sur place. Sécurisation de la demande d'inscription en ligne. ***
- ***Le CPSC est responsable du coût de la demande d'inscription.
- Préparation d'un scénario d'événement détaillé comprenant des horaires détaillés et des listes d'actions.
- Gestion des risques, y compris les évaluations des problèmes possibles et les mesures d'atténuation.
- rapports finaux ; budget, répartition des inscriptions.
- Développements de matériel de conférence qui comprend; site Web et inscription en ligne, communication avec les délégués, les sponsors et les organisateurs de panels. ****
- **** Le CPSC a un développeur Web, mais la création et la coordination du contenu avec le développeur Web incombent au planificateur d'événements.
Responsabilités du format virtuel
CSPC 2023 sera une conférence en personne. Dans le cas où des restrictions ne permettraient pas un tel format, la conférence passera à un format virtuel. Dans ce scénario, les responsabilités du planificateur d'événements comprendront également les éléments suivants :
- La logistique opérationnelle de l'ensemble de la conférence, y compris le fournisseur de plateforme virtuelle
- CSPC est en charge de la sélection et de la signature avec le fournisseur de plateforme virtuelle
- Communication avec le client tout en agissant comme point de contact et en gérant tous les fournisseurs.
- Agir en tant que point de contact entre le fournisseur de plateforme et les autres parties, y compris les conférenciers, les participants, le centre
- Examiner la liste de contrôle de la plateforme et déterminer les besoins
- Assurer la livraison de la fonctionnalité de la plateforme et assurer le contrôle de la qualité
- Les planificateurs d'événements doivent être en service (en ligne) pendant toute la durée de la conférence pour gérer et coordonner toutes les opérations.
- Coordination du scénario d'événement détaillé pour chaque session de panel et, autres horaires et listes d'actions
Qualifications :
- Expérience antérieure dans la planification et la gestion de conférences/événements.
- Excellentes compétences en communication (verbale et écrite).
- Expérience dans la production de matériel de conférence.
- Expérience de travail avec des dignitaires
- Avoir accès à une équipe de soutien complète.
- Rapidité et souci du détail.
- Comportement professionnel.
- Le bilinguisme (anglais et français) est un atout.
Soumission de proposition :
Date limite: Les propositions doivent être reçues au plus tard le Vendredi 17 février 2023.
Détails de la soumission : Veuillez fournir une copie électronique de la proposition via le formulaire de soumission ci-dessous.
Nous ne contacterons que les propositions présélectionnées.
Modalités et conditions:
Informations confidentielles du CSPC: Toutes les informations fournies par ou obtenues du CPSC sous quelque forme que ce soit dans le cadre de cette demande de RFP avant ou après la publication de cette RFP :
(a) est la propriété exclusive de CSPC et doit être traitée de manière confidentielle ;
(b) ne doit pas être utilisé à d'autres fins que de répondre à la présente DP et à la
l'exécution de tout contrat ultérieur ;
(c) ne doivent pas être divulgués sans l'autorisation écrite préalable du CPSC ; et (d) doivent être retournés par vous à CSPC immédiatement à la demande de CSPC.
Coûts de proposition et de pré-attribution : Aucun paiement ne sera effectué pour les frais engagés dans la préparation et la soumission d'une proposition en réponse à la présente DP. Aucun paiement ne sera effectué pour les frais engagés pour les éclaircissements qui pourraient être exigés par le CPSC.
Droits réservés du CSPC: CSPC se réserve le droit de :
- a) demander des éclaircissements écrits ou la soumission d'informations écrites supplémentaires concernant la demande d'éclaircissements de votre part et intégrer votre réponse à cette demande d'éclaircissements dans votre proposition ;
- b) évaluer votre proposition et d'autres propositions sur la base de :
- Expérience dans l'organisation de conférences d'envergure similaire
- une analyse financière déterminant le coût réel de la proposition ;
- informations fournies par les références ;
- les informations que vous avez fournies conformément à l'exercice par le CSPC de ses droits de clarification dans le cadre de ce processus de demande de propositions ; ou
- toute autre information pertinente qui survient au cours de ce processus d'appel d'offres ;
- c) renoncer aux formalités et accepter les propositions qui satisfont pour l'essentiel aux exigences du présent appel d'offres ;
- d) vérifier auprès de vous, d'autres proposants ou d'un tiers toute information contenue dans une proposition ; e) vérifier les références autres que celles que vous avez fournies ;
- f) disqualifier tout soumissionnaire dont la proposition contient de fausses déclarations ou toute autre information inexacte ou trompeuse ;
- g) disqualifier tout soumissionnaire ou la proposition de tout soumissionnaire qui s'est livré à une conduite interdite par la présente DP ;
- h) apporter des modifications, y compris des modifications substantielles, à la présente DP à condition que ces modifications vous soient communiquées avant l'acceptation de votre proposition ;
- i) sélectionner tout proposant autre que celui dont la proposition reflète le coût le plus bas pour le CPSC ou la note la plus élevée ;
- j) annuler ce processus d'appel d'offres à tout moment ;
- k) annuler ce processus d'appel d'offres à tout moment et émettre un nouvel appel d'offres pour des produits livrables identiques ou similaires ;
- l) accepter toute proposition en tout ou en partie ; ou
- m) rejeter une ou toutes les propositions ;
Ces droits réservés s'ajoutent à tout autre droit exprès ou à tout autre droit pouvant être implicite dans les circonstances et le CPSC ne sera pas responsable des dépenses, coûts, pertes ou dommages directs ou indirects encourus ou subis par tout promoteur ou tout tiers. partie résultant de l'exercice par CSPC de l'un de ses droits explicites ou implicites en vertu de la présente DP.
En soumettant une proposition, vous autorisez la collecte par CSPC des informations décrites ci-dessus comme envisagé ci-dessus.
Personne-ressource: Pour plus de détails sur le CPSC et les conférences, veuillez visiter notre site Web.
Les questions sont les bienvenues et encouragées et peuvent être adressées à info@sciencepolicy.ca
