Voulez-vous assurer un rendement maximal sur les gros investissements publics dans la recherche ? Améliorer la gouvernance grâce à la planification stratégique peut vous offrir un gain de performance.

La bonne gouvernance est d'une importance vitale pour le succès à long terme et la durabilité des installations et des initiatives de recherche nationales à grande échelle. Ce fait a récemment été souligné par la Fondation canadienne pour l'innovation (FCI) par le biais de son Fonds des initiatives scientifiques majeures (ISM) pour le cycle 2012-2017. La FCI a favorisé l'amélioration de la gouvernance par la mise en place de processus de planification stratégique.

Les installations dont les opérations ont été financées par le Fonds MSI de la FCI pour cette période comprenaient des infrastructures de recherche nationales telles que Calcul Canada, le Centre canadien de rayonnement synchrotron, SNOLAB et le brise-glace de recherche canadien NGCC. Amundsen, ainsi que certaines petites installations d'importance nationale telles que le Centre canadien de microscopie électronique. De telles installations de recherche nationales telles que celles-ci ont généralement « grandi » dans un ad hoc manière au fil du temps - et leurs structures de gouvernance et de gestion et leurs approches de la planification ont évolué de la même manière. ad hoc manière. 

Dans le cadre de la promotion de l'adoption de pratiques exemplaires en matière de gouvernance et de gestion, le Fonds MSI de la FCI pour 2012-2017 exigeait que toutes les installations bénéficiaires mènent des processus de planification stratégique axés sur le long terme et sur l'élaboration de stratégies concrètes. Par la suite, le CFI a rendu compte des impacts positifs sur la performance globale des établissements du groupe dans sa publication de 2019, «Un état des lieux de l'avancement des installations de recherche financées entre 2012 et 2017 ». 

Les effets positifs de la planification stratégique sur la gouvernance des installations de recherche nationales ne devraient pas surprendre quiconque fait partie du milieu de la recherche au Canada. La planification stratégique aide à aligner toutes ses activités sur la mission afin de soutenir ses objectifs à long terme. L'un des principaux résultats de la planification stratégique, le cadre de mesure du rendement, maintient toutes les activités organisationnelles alignées sur la stratégie et alerte la direction et le conseil d'administration lorsqu'une action est nécessaire. En outre, le processus d'élaboration d'un plan stratégique conduit fréquemment à l'identification de domaines d'améliorations stratégiques et opérationnelles. 

En plus de permettre de telles améliorations de la gouvernance, le processus de planification stratégique aide à créer une communauté d'utilisateurs et de parties prenantes autour de l'installation ou de l'initiative. Le plan stratégique peut également être utilisé comme élément de communication clé pour les organismes gouvernementaux, les collaborateurs potentiels et les communautés locales.

Faire en sorte que le processus de planification stratégique fonctionne pour vous 

Le processus de planification stratégique incombe souvent aux gestionnaires d'installations, aux scientifiques chevronnés et même au personnel des communications, souvent des personnes qui préféreraient travailler dans un laboratoire ou rédiger un bon communiqué de presse. Si votre établissement ou votre initiative s'est tourné vers vous pour l'aider à mettre à jour son plan stratégique (le prochain cycle du Fonds ISM de la FCI approche à grands pas), ne le considérez pas comme un fardeau administratif ou une imposition. Considérez-le plutôt comme une opportunité pour vous de maximiser l'impact de votre installation et de vous engager sans réserve dans le processus. 

Voici quelques conseils et bonnes pratiques à considérer :

1. Commencez par concevoir un processus de consultation inclusif. Identifiez tous vos groupes d'intervenants à travers le Canada. Demandez aux principaux représentants de ces groupes de faire partie d'un comité directeur pour aider à concevoir le processus de consultation pour le plan stratégique. Veiller à ce qu'il y ait une diversité de points de vue. Identifiez vos ressources internes; en particulier, assurez-vous de l'engagement de votre leadership exécutif et de votre conseil d'administration. Il sera également essentiel d'inclure vos professionnels scientifiques et techniques pour compléter les regards extérieurs.
2. Obtenez les ressources dont vous avez besoin. S'assurer qu'il y a un budget adéquat pour la consultation et la production du plan. Les processus de consultation nécessiteront un investissement important en temps de personnel, même s'ils sont effectués virtuellement à l'aide de plateformes de vidéoconférence et d'enquête peu coûteuses. Assurez-vous que chacun comprend l'engagement de temps qui sera attendu d'eux. Avez-vous un rédacteur dans votre équipe avec les compétences, l'expérience et le temps nécessaires pour produire des documents de haut niveau pour les organismes de financement scientifique ? (Gardez à l'esprit que ce défi est assez différent de la rédaction de demandes de subvention et de la plupart des autres documents de communication). Si l'expertise requise n'est pas disponible en interne, vous pourrez peut-être faire appel à un consultant pour un tel projet, si vous planifiez à l'avance et budgétisez suffisamment de ressources. 
3. Positionnez votre installation ou initiative dans le contexte national et mondial. Une stratégie commerciale efficace nécessite de cibler le segment de marché le plus approprié pour un avantage concurrentiel maximal. De même, les installations et initiatives scientifiques devraient choisir où elles peuvent avoir le plus d'impact sur le « marché » mondial de la recherche. Les bailleurs de fonds canadiens pour la science cherchent souvent à renforcer la coopération à travers le pays afin de maximiser l'impact national collectif, plutôt que de soutenir des programmes qui se chevauchent et qui se font concurrence pour produire des résultats similaires. Comment pouvez-vous compléter et collaborer avec des programmes ou des capacités de recherche similaires au Canada et dans le monde pour être plus efficace? Quels avantages avez-vous ou pouvez-vous acquérir pour devenir une installation ou une initiative de classe mondiale capable d'avoir le plus grand impact possible ? 
4. Permettez à vos scientifiques de rester engagés dans ce qu'ils font le mieux ; laisser la gestion du programme et les détails opérationnels à professionnels de ces domaines. L'engagement consultatif avec les scientifiques devrait se concentrer sur les thèmes scientifiques et les opportunités pour l'avenir. Les scientifiques devraient également être invités à identifier les défis auxquels ils sont confrontés, qui peuvent inclure des questions opérationnelles et des problèmes qui entravent la recherche. Référez les solutions aux problèmes opérationnels aux professionnels appropriés, plutôt que d'embourber la discussion sur la stratégie dans de tels détails. 
5. Apprenez des expériences de planification stratégique des autres. Chaque installation ou initiative est unique, mais il y a souvent des objectifs récurrents. Par exemple, toutes les installations financées par le MSI au cours du cycle 2012-2017 avaient des objectifs stratégiques dans les domaines suivants : permettre une science de pointe et fournir des capacités de recherche de pointe grâce à leur infrastructure; toucher une large communauté d'utilisateurs scientifiques ; et la formation de personnel hautement qualifié. Plusieurs avaient également des objectifs liés aux éléments suivants : offrir des services de qualité supérieure; l'amélioration de la réputation internationale ; répondre aux besoins d'intérêts non universitaires, tels que l'industrie, la santé et la sécurité ; améliorer l'efficacité des opérations; et atteindre la durabilité. Lesquels d'entre eux sont stratégiques pour votre installation ou initiative ?
6. Utilisez votre plan stratégique pour « vendre » votre établissement ou votre initiative. S'il est bien rédigé, votre plan stratégique peut être un outil de communication efficace à lire par les analystes gouvernementaux et les autres parties prenantes qui cherchent à en savoir plus sur ce que vous faites. Ne manquez pas l'occasion d'inclure des informations sur les impacts réels et potentiels de votre installation dans votre plan stratégique. Célébrez vos succès passés et aidez les autres à s'enthousiasmer pour le travail de pointe qui se déroule dans votre établissement. Si cela est fait avec succès, votre plan stratégique peut être un outil pour obtenir un large soutien. Vous pouvez encourager les membres de votre communauté scientifique à partager votre plan avec leurs institutions d'origine, et même avec leurs députés, pour aider les autres à communiquer des messages clés sur le travail et l'impact de votre établissement. Votre plan stratégique peut également être partagé pour obtenir le soutien de votre communauté locale et forger des collaborations avec vos homologues internationaux. 

Concevoir un processus de planification stratégique efficace pour une installation ou une initiative existante est un excellent moyen de commencer à améliorer sa gouvernance. Avec un plan stratégique bien conçu en place, le conseil d'administration ou un autre organe de surveillance peut tenir la direction responsable des actions de suivi. Les résultats devraient conduire à des améliorations tant stratégiques qu'opérationnelles qui augmentent les performances de votre installation ou de votre initiative et, en fin de compte, augmentent les retours sur l'investissement public.